Smart Scheduling is a new technology that transforms how medical procedures are booked. It represents a major leap forward compared to conventional scheduling systems because it automates all rules and scheduling processes. This provides a level of quality and efficiency that is simply impossible to achieve with traditional solutions.

WiseTouch integrates with your institution’s HIS (Hospital Information System) to utilize existing parameters such as the procedure menu, insurance providers and plans, coverage, pricing, and patient/physician databases.

While scheduling functions are managed by WiseTouch, every booking is automatically synced back to your HIS upon completion, ensuring a smooth and secure clinical record.

Yes. One of the greatest advantages of adopting WiseTouch is the ability to implement wide-scale digital solutions, even for complex exams, therapies, and treatments.

By moving the “intelligence” of the scheduling process into the system, you can offer patients a much more complete digital experience. Apps, portals, chatbots, and AI Agents can be seamlessly integrated. Additionally, Touch Health offers inTouch, a modular digital journey platform that can integrate with your existing solutions.

An easy way to understand the difference in complexity between scheduling exams and consultations is to think about everything that must be decided during the booking process.

If the appointment is made by an attendant, they are trained, have access to system guidelines, and can consult other systems, colleagues, or supervisors. However, if the scheduling is done via a digital solution by the patient themselves, all the rules must be in the system; otherwise, the patient would be required to know them all.

With that in mind, let’s compare the digital journeys of consultations versus exams and their biggest challenges.

Consultation Journey

1. Patient identification.
2. Insurance and plan selection (or self-pay).
   Challenge: Selecting the correct payer based on the insurance card data.
3. Selection of specialty or physician.
4. Selection of time and location, search, and confirmation.

Exams (Diagnostic) Journey

1. Patient identification.
2. Insurance and plan selection (or self-pay).
   Challenges:
   Selecting the correct payer based on insurance card data.
   Deciding whether to pay privately for exams not covered by insurance.
   Identifying if the patient is entitled to special private rates due to discount plans for specific exams.
   Knowing that, for certain payers, specific exams must be “bundled” in a unique way.
3. Providing medical order data.
   Challenge:
   Knowing which information from the order is mandatory for the insurance provider to authorize the exams.
4. Selecting the exams.
   Challenges:
   Selecting the correct exams based on the medical order.
   Understanding the structure of kits, packages, and bundles (what is on the order, what is billed to the insurance, and what is scheduled are often three different things).
   Knowing which exams require additional procedures or items (anesthesia, contrast, fees, etc.).
   Determining if the exam can be performed based on the patient’s profile.
5. Answering screening questions.
   Challenge:
   Identifying which supporting questions the patient must answer so that scheduling and subsequent care are handled correctly.
6. Selection of time and location, search, and confirmation.
   Challenges:
   Determining the correct sequencing of exams to avoid conflicts in preparation or pre- and post-execution conditions.
   Scheduling appropriately to minimize visit time when multiple procedures are in the same order.
   Knowing that certain times, rooms, professionals, or equipment are not suitable due to patient characteristics (BMI, age, allergies).
   Knowing how long a procedure will last when duration depends on the specific professional performing it.
   Knowing the overbooking (walk-in) tolerance for a specific schedule.
   Knowing the authorization deadline for the requested procedure and ensuring the appointment isn’t set before that timeframe.
   Identifying units with lower occupancy rates to redirect the patient there.
7. Additionally, certain differentiated services present even higher levels of complexity, such as:
   Home Care (At-home testing)
   Multi-stage Exams
   Recurring Procedures
   Check-ups

Para rentabilizar seus recursos. Organizar a porta de entrada traz eficiência para todos os processos que vêm na sequência.

O algoritmo inteligente otimiza automaticamente a alocação de seus recursos, considerando variáveis como taxas de ocupação, procedimentos simultâneos, durações variáveis, rentabilidade de locais e horários, entre muitos outros.

O paciente melhor informado, com preparos estruturados, e com horários mais convenientes e melhor sequenciados, chega melhor preparado e tem um atendimento mais fluído.

Para ter mais efetividade em seu call center. Desde o tempo de treinamento de novos colaboradores até a facilidade no manuseio do sistema, o agendamento inteligente traz ganhos de eficiência para o call center, por tornar simples um processo de regras complexas.

Para dar uma experiência melhor ao paciente. Apenas informações necessárias são pedidas ao paciente. Apenas informações necessárias são fornecidas ao paciente. Tudo de forma consolidada e de fácil compreensão. O paciente tem uma experiência com menos tempo de espera, menos tempo de atendimento, menos necessidade de rechamadas, menor tempo de permanência na unidade, e menos reclamações.

Para se preparar para o futuro. As tecnologias baseadas em IA vão revolucionar a forma como é prestado atendimento ao cliente, potencializando muito as soluções digitais. Porém, sem as regras de agendamento em sistema, o uso de soluções digitais (com ou sem IA) estará severamente limitado, sobretudo para procedimentos de maior complexidade no agendamento, como exames, tratamentos e terapias.

Os ganhos com a implantação do agendamento inteligente vão além da produtividade no seu call center (redução do TMA, redução do tempo de espera etc).

Vamos aqui enfatizar duas fontes de ganhos significativas, que devem ser levadas em conta no cálculo do ROI do projeto.

1. Ganhos com maior adoção de soluções digitais

Soluções digitais que combinam a capacidade de entender as regras de negócio do Agendamento Inteligente com a capacidade de se comunicar fluidamente da IA, possuem alta efetividade e grande alcance.

Com elas, mesmo para atendimento complexos como os de SADT, é possível desafogar significativamente o call center. Sem o Agendamento Inteligente, o percentual de uso efetivo de soluções digitais (com ou sem IA) atinge um limite, que tipicamente está entre 20% e 30% (podendo ser um pouco maior dependendo da instituição). Com Agendamento Inteligente e boas soluções digitais, como o inTouch, esse percentual pode ser bem mais alto, ultrapassando 50%. Com a evolução da IA e os agentes de conversa livre (chat, whatsapp e voz), a adoção certamente será bem maior. A tendência é que a estrutura tradicional de atendimento passe a lidar com casos ou pacientes mais complexos, com o transbordo e o controle de qualidade das soluções digitais.

O custo do atendimento por soluções digitais é uma fração do atendimento telefônico tradicional. Os números podem variar de uma instituição para outra, mas tipicamente o atendimento digital custa de 10% a 20% do que custa o tradicional (se o tradicional custa R$10,00, o digital custa R$2).

Portanto, cada percentual do atendimento efetivamente transferido para o canal digital traz ganhos significativos, que podem ser calculados com relativa facilidade.

Se sua instituição faz agendamento de SADT, quanto poderia economizar no custo do atendimento se o percentual de adoção de soluções digitais for de 25% para 60%?

2. Ganhos com a rentabilização de seus recursos

A realização de procedimentos médicos depende de recursos especializados: médicos e outros profissionais de saúde, equipamentos, e locais bem preparados. Estes recursos representam custos significativos para a instituição, e seu bom aproveitamento é chave para a rentabilidade do negócio. O tempo ocioso custa muito. A estrutura está lá, quer o procedimento seja feito ou não.

O Agendamento Inteligente tem o potencial de melhorar a utilização dos recursos, na medida em que organiza a porta de entrada do paciente, e fornece às instituições ferramentas de controle para as principais fontes de desperdício de tempo operacional, tais como: redução de no-show, balanceamento de demanda (equalização de taxas de ocupação), sequenciamento ótimo entre procedimentos, pacientes melhor informados, otimização das durações e dos encaixes, entre muitas outras.

Já houve casos de aumento de produtividade da mesma estrutura operacional, apenas pela organização do processo de agendamento, de aproximadamente 15%.

Mesmo sem um ganho expressivo como este, até com ganhos menores, o impacto financeiro é muito grande.

Quanto contribui na margem da empresa um aumento de 10% na realização de determinado tipo de exame, sem aumento da capacidade instalada?