Para endereçar essa questão, vamos falar aqui objetivamente de alguns dos principais benefícios que as instituições de saúde podem conquistar com a implantação do MotionWISE.
O MotionWISE é uma plataforma de Agendamento Inteligente. É uma nova tecnologia que transforma a forma de realizar agendamentos de procedimentos médicos.
A solução de Agendamento Inteligente representa um grande salto em relação a sistemas de agendamento convencionais, pois é capaz de automatizar todas as complexas regras de negócio e os processos de agendamento, proporcionando um novo patamar de qualidade e eficiência impossível de ser obtido com soluções convencionais. Com isso viabiliza mudanças marcantes que trazem benefícios tanto para a instituição quanto para seus pacientes. Vamos falar de alguns deles.
Otimização do call center, com soluções de auto agendamento inteligente de exames e procedimentos
A funcionalidade de auto agendamento permite aos pacientes escolher e ajustar seus compromissos, diretamente pela internet, sem a necessidade de contato telefônico. Isso reduz significativamente a carga sobre os atendentes, permitindo que a equipe foque em atividades mais estratégicas.
Porém, para sistemas de agendamento convencionais, o auto agendamento de procedimentos médicos, especialmente exames, terapias e tratamentos, é um desafio notoriamente complexo, pois estes sistemas exigem que o usuário conheça inúmeras regras de negócio.
Enquanto o agendamento de consultas é transportado para plataformas online com maior facilidade, o agendamento de exames e demais procedimentos representa um desafio muito diferente. Por isso, iniciativas de implantação de soluções apoiadas em sistemas convencionais quase sempre falham em entregar o valor esperado pelas instituições.
O Agendamento Inteligente revoluciona esse cenário ao automatizar completamente as regras de agendamento por meio de um algoritmo avançado, permitindo que o agendamento seja realizado de forma simples e acessível, mesmo por pessoas leigas, algo que os sistemas tradicionais não conseguem oferecer.
Para empresas que já adotaram o auto agendamento inteligente de exames, terapias e tratamentos, o uso dos canais de auto agendamento tem crescido expressivamente. Hoje é seguro ter a expectativa de 25% dos agendamentos serem feitos por estes canais.
Redução no tempo de agendamento, devido à facilidade para encontrar horários mesmo em agendamentos complexos.
Com o uso do Agendamento Inteligente, é possível encontrar horários rapidamente, mesmo em cenários complexos, otimizando a alocação de recursos e reduzindo o tempo médio de espera dos pacientes. A tecnologia automatiza a análise de preferências e condições, promovendo um atendimento ágil e eficiente.
Além da eficiência do algoritmo, a experiência de uso do MotionWISE também é otimizada, com todas as ações de agendamento feitas a partir de uma única tela.
A redução no tempo de atendimento pode ser convertida em:
- redução do TMA, que, dependendo dos protocolos de atendimento, pode ser maior do que 10% em média, e/ou
- implantação de rotinas que agregam valor ao atendimento, tais como melhorias nas perguntas de apoio para que as áreas executoras tenham mais informação previamente ao atendimento.
Redução de erros de agendamento
O Agendamento Inteligente garante que as regras, tais como conflitos de preparos, tempos de locomoção, entre outras, sejam sempre respeitadas e os pacientes estejam bem informados.
Agendamentos mais assertivos refletem em pacientes melhor preparados para realização dos exames.
Também refletem em menos rechamadas. Existem casos de redução de mais de 10% no volume de rechamadas mesmo com aumento no volume de agendamentos.
Redução do tempo de treinamentos dos operadores do call-center e das unidades
O turn over em operações de call center é tipicamente alto. Com a adoção do MotionWISE, o treinamento de novos operadores é simplificado, visto que as regras de agendamento estão todas parametrizadas em sistema.
As melhorias no tempo de treinamento têm sido expressivas, chegando a reduções de mais de 50%, refletindo em altos ganhos de produtividade da equipe.
Rentabilização de recursos e comodidade ao paciente, oferecendo horários que, ao mesmo tempo, otimizam as taxas de ocupação e o tempo de visita.
O MotionWISE distribui automaticamente a demanda conforme a taxa de ocupação dos locais e profissionais, contribuindo para a melhor utilização dos recursos. Com isso a demanda é melhor distribuída e as utilizações das agendas dos médicos são equalizadas de forma adequada.
Além disso, o MotionWISE é capaz de direcionar o agendamento para o recurso adequado conforme o perfil do paciente ou a situação de atendimento, garantindo que as decisões operacionais e estratégicas de uso desses recursos sejam automaticamente obedecidas.
Mesmo em agendas que historicamente tem ocupação total, o Agendamento Inteligente é capaz de distribuir os atendimentos de forma a otimizar o tempo de visita dos pacientes. Neste sentido, já observamos reduções significativas, na casa de 10% a 20%, no tempo de visita dos pacientes. Esta redução certamente contribui muito para o conforto e percepção de qualidade dos pacientes.
Satisfação dos clientes, com a personalização de seu atendimento
O MotionWISE registra todas as preferências do paciente (datas, período do dia, dias da semana, unidades, gênero do médico executor ou médico específico etc) e as concilia automaticamente na busca dos melhores horários.
As perguntas feitas ao paciente e as informações passadas a ele podem ser customizadas conforme seu perfil, suas preferências e as características do atendimento.
A sensação de personalização do atendimento é difícil de mensurar em números, mas é sem dúvida uma das mais importantes medidas de qualidade para as instituições de saúde.
O MotionWISE é capaz de utilizar regras específicas para diferentes perfis de pacientes, de forma automática e, portanto, escalável. Ou seja, é capaz de promover um atendimento personalizado em larga escala.
Gestão eficiente de encaixes
A gestão de encaixes é fundamental para o uso eficiente dos recursos, para a fluidez dos atendimentos e a satisfação dos clientes.
No MotionWISE, os horários de encaixe são disponibilizados automaticamente pelo sistema, mediante regras sofisticadas de tolerância parametrizadas pela instituição.
As regras podem ser definidas nas agendas de salas, setores, médicos e equipamentos, e podem levar em conta diversos fatores.
Há a possibilidade de oferecer encaixes forçados, que extrapolam os limites pré-configurados, mediante a devida autorização.
Há ainda opções de integração com algoritmos preditivos que levam em conta perfis de no-show.
Todos esses atributos garantem que os encaixes sejam bem distribuídos e sempre dentro de limites aceitos.
Inteligência no agendamento de atendimento domiciliar
Para instituições que realizam atendimento domiciliar, o MotionWISE representa uma evolução enorme na eficiência e qualidade dos agendamentos.
Além do respeito a todas as regras configuradas, o atendimento domiciliar faz uso de um conjunto sofisticado de funcionalidades específicas, tais como:
- a atribuição dos recursos e dos carros conforme o local, os exames e as características dos pacientes,
- a possibilidade de agendamento unificado (em tela única) para todos os pacientes de uma mesma visita, com algoritmo de otimização dos recursos conforme a quantidade e o perfil dos paciente, e
- relatórios operacionais e gerenciais específicos.
Com isso, a eficiência do agendamento e do uso dos recursos cresce expressivamente, oferecendo, entre outras coisas, escalabilidade para estes serviços, que nos últimos anos, e principalmente após a pandemia, tem crescido consistentemente.
Automação do agendamento de procedimentos recorrentes
O agendamento de tratamentos e terapias recorrentes, tais como procedimentos oncológicos e reabilitação, é tipicamente um processo trabalhoso. Além da disponibilização de horários ter que obedecer inúmeras regras, a quantidade de eventos a serem marcados pode ser muito grande e as preferências dos pacientes precisam ser observadas em todos eles.
O MotionWISE facilita significativamente este trabalho encontrando todos os horários de uma só vez. Além disso, permite ajustes pontuais e garante o correto sequenciamento, espaçamento e validade de todos os eventos. Funções não encontradas em sistemas de agendamento convencionais.
Programações de atendimentos podem ser feitas antecipadamente e em larga escala. O MotionWISE atende com frequência programações de dezenas e às vezes centenas de eventos pré-programados. Os ganhos de produtividade e qualidade são expressivos.
Pacientes melhor informados com preparos estruturados
O MotionWISE possui um módulo avançado de configuração de preparos que, por dar inúmeras opções de estruturação da informação, permite ao algoritmo levar em conta as interferências para encontrar automaticamente os horários.
Porém, a estruturação dos preparos não é importante somente para automatização do agendamento, ela também proporciona uma informação mais clara, organizada e customizada ao paciente. Entre outras coisas, permite:
- a consolidação de preparados, para não apresentar preparos repetidos ou sobrepostos,
- a apresentação dos preparos na linha do tempo, com as horas exatas e início (e fim, se for o caso) de cada preparo,
- a filtragem dos preparos conforme o perfil do paciente, e
- formatação com visual customizável, possibilidade de imagens e links para vídeos e conteúdos externos.
A exatidão e clareza na comunicação com o paciente traz diversos benefícios, tanto para imagem da instituição quanto para a qualidade do atendimento. Além de impactar diretamente indicadores operacionais importantes, tais como a redução dos contatos à central de atendimento e a redução do no-show.
Melhor controle das ofertas e capacidades
No MotionWISE a gestão das agendas e da capacidade utilizada é feita individualmente para cada um dos recursos: salas, profissionais e equipamentos. Com isso, situações complexas são tratadas de forma natural, sem necessidade de criação de “agendas fictícias” e outros artifícios do gênero, e as capacidades disponíveis e ociosas são gerenciadas com maior precisão.
O MotoinWISE oferece uma gama ampla de ferramentas de monitoramento e gestão, incluindo relatórios e indicadores customizáveis, e um repositório de informações gerenciais (Data Warehouse) acessível por outros sistemas. Esse ferramental contribui para que a instituição utilize da melhor e mais eficiente forma suas instalações, profissionais e equipamentos, evitando ociosidade e fornecendo meios para que mais pacientes sejam atendidos sem a necessidade de investimentos adicionais.
Crescimento dos agendamentos
A combinação dos benefícios trazidos pelo MotionWISE, em conjunto com mudanças de processos estimuladas e viabilizadas pela adoção do MotionWISE, tem resultado em aumentos no próprio volume de procedimentos agendados.
De fato, tivemos casos, em clientes de grande porte, onde houve crescimento significativo, da ordem de 15% a 20%, na quantidade de exames agendados após 3 meses de implantação do sistema, já contabilizada a sazonalidade e ajustando para o mesmo número de salas.
Tais ganhos claramente dependem de muitos fatores e variam de instituição para instituição. Mas os casos reais ilustram bem o potencial do Agendamento Inteligente. Não como uma simples melhoria de sistema, mas como uma evolução decisiva na jornada de agendamento.
A preparação para o futuro
Além de todos os benefícios imediatos do presente, implantar o Agendamento Inteligente é também preparar-se para o futuro.
A tecnologia avança em ritmo acelerado. Mesmo hoje existem evoluções que estão só começando a encontrar seu caminho na atenção à saúde. Vide a revolução da inteligência artificial generativa e as infinitas possibilidades que ela promove, sobretudo na jornada de agendamento de procedimentos médicos.
As novas tecnologias irão propiciar a criação de novas formas de prestar serviços de saúde, quando não serviços inteiramente novos.
O que está por vir é incerto, mas é certo que quem estiver melhor preparado para absorver e tirar proveito terá enormes vantagens competitivas.
Ter um parque de sistemas estruturais moderno e robusto é um ingrediente fundamental nessa preparação. Boas bases são essenciais para apoiar novos serviços. Sem elas, boas tecnologias são desperdiçadas em projetos inviáveis, que gastam tempo, atenção, dinheiro, e principalmente oportunidade.
Preparar-se para as tecnologias de amanhã é o que precisa ser feito hoje.
Neste cenário, o MotionWISE, por seu conjunto funcional e sua tecnologia de ponta, representa também uma ponte para o futuro.
